Ordnung und Fortschritt

Ordnung und Fortschritt

Wer hat sie nicht schon gesehen (aber nicht gelesen…), die eindrucksvollen Geschäftsberichte und Investorenpräsentationen mit ihren überschäumenden Bildern, bunten Grafiken und mächtigen Tabellen? Mit ihren an springende Lachse erinnernde dynamische Pfeile, die jedes Quartal, Jahr zu neuen Rekordmarken sich hochkämpfen?  Die Säulengrafiken bei denen die Säulen, wären sie nicht mit den Werteangaben versehen, Gewinne gleich hoch oder höher als den Umsatz erscheinen lassen?  Die tollen, x-farbigen 3D-Grafiken, bei denen man minutenlang suchen muß, um die Werte zu verstehen? Die zwei Kreisgrafiken pro Seite für den Vergleich von aktuellem mit Vorjahrswert? Die Pizzen, Spaghettis, Donuts, Trichter, Radare, Spinnennetze? Wir kennen sie alle. Aber wir regen uns über deren Nichtlesbarkeit nicht auf, da wir sie schlichtweg nicht lesen oder wenn, dann nur überfliegen. Es ist der Werbe- und nicht der Informationscharakter der Darstellung, der uns zu dieser Verhaltensweise führt. Unterhaltung statt Information. Doch gerade an dieser Stelle sollten die technischen Fakten im Vordergund stehen, denn auf diesen Daten beruhen ja später unsere Geschäfts- und Investitionsentscheidungen.

Wie wäre es denn, wenn Komponisten die Noten ihrer Partituren nach eigenem Gutdünken zB in Farbe, unterschiedlicher Größe, eigenen Formen, eben fernab jeder Norm darstellten? Wenn  es Architekten oder Elektroingenieure mit ihren Bau- und Schaltplänen ebenso machen würden? Oder denken wir nur an die Verkehrszeichen, die in jeder Stadt anders aussehen dürften. Unordnung, „Chaos“ wären wohl die angbrachtesten Umschreibungen. So, und jetzt fragen wir uns, wie sieht es denn bei uns Administratoren, Finanzfachleuten, Controllern aus? Gibt es Regeln, DIN-Vorgaben oder ähnliches, an die wir uns halten könnten? Nein. Wir machen es wie bisher. Frei, ohne feste Vorgaben und jeder auf seine eigene oder seines Chef’s Art und Weise.

Es muß ja nicht gleich eine eigene DIN-Norm sein, die das „Aussehen“ des Umsatzes oder EBIT definiert. Zunächst reichen schon ein paar allgemein akzeptierte Regeln aus, um die Erstellung von Finanzberichten mit ihren Grafiken und Tabellen zu vereinheitlichen und somit auch deren Lesbarkeit zu erhöhen. Die Aufmerksamkeit des Lesers wäre wieder gewiß, denn der würde nun bereits nach wenigen Sekunden Inhalt und Aussage einer Grafik erkennen und verstehen. 

Damit Berichte wieder etwas berichten und auch gelesen werden war eines der Hauptmotive für die Erarbeitung von Gestaltungsregeln für Finanzinformationen von Rolf Hichert. Mit seinen IBCS-SUCCESS-Rules leistet er einen wichtiger Schritt in Richtung Notation für Geschäftskommunikation. Diese International Business Communication Standards (IBCS) definieren in methodischer Weise die Grundlagen für die Darstellung und Art und Weise wie  Finanzinformationen erstellt und verbreitet werden können.  Hervorzuheben wäre auch, daß diese Standards nicht nur auf die Gestaltung von Grafiken und Tabellen, sondern auch auf jede Art von Geschäftsberichten und Präsentationen angewendet werden können.

Der Ausdruck SUCCESS (Say, Unify, Condense, Check, Express, Simplify, Structure) steht für die sieben Hauptregeln, die in drei Bezugsebenen angeordnet sind: Einer Konzeptionsebene (conceptual) mit SAY und STRUCTURE, der Perzeptionsebene (perceptive) mit den Elementen  EXPRESS, CHECK, CONDENSE und SIMPLIFY sowie der Bedeutungsebene (semantic) mit UNIFY.

In einfachen Worten ließe sich das Regelwerk auch kurz so ausdrücken: Berichte sollen etwas aussagen, etwas berichten (SAY), Informationen, die gleiches beinhalten, sollten auch gleich dargestellt werden (UNIFY). Anstatt eine Grafik pro Seite darzustellen, lassen sich auch ebensogut viele gleichartige Grafiken auf einer Seite darstellen, ohne daß ihr Aussagegehalt leidet (CONDENSE). Das was dargestellt wird sollte auch richtig und überprüft sein (CHECK). Die Art und Weise wie wir etwas darstellen ist auch sehr wichtig. Nebeneinander stehende Kreisgrafiken eignen sich nun absolut nicht für Vergleiche wie zB Vorjahr-Ist oder Plan-Ist. (EXPRESS). Unter SIMPLIFY versteht man die Reduzierung auf das Wesentliche - der Vermeidung von Redundanzen, überflüssigen Hintergrundfarben, 3D-Effekten, Bildeinblendungen, Logos etc. innerhalb einer Grafik. Alles was nicht zum Informationsgehalt  beiträgt wirkt nur störend und lenkt den Leser ab. Richtig (und) spannend wird es dann, wenn unser Bericht, Tabellen und Grafiken eine Struktur haben und in sich logisch und vollständig aufgebaut sind (STRUCTURE). 

Wie wird IBCS umgesetzt?

Der erste große Schritt bei der Umsetzung von IBCS ist deren Akzeptanz. Es muß innerhalb der Organisation ein Committment geben, eine Notation auch unternehmensweit und allgemeingültig einzuführen. In der Praxis sicher kein ganz einfacher Schritt unzählige Vorstellungen auf einen Nenner zu bringen. Doch die schlichte Erstellung eines Notationshandbuchs auf Basis der IBCS-Definitionen (www.ibcs.com) (und evtl unter Bezugnahme eines Notationmanuals von H+F) erleichtern die Realisierung. Ausserdem gibt es inzwischen eine große Anzahl von Beratungsunternehmen mit IBCS-zertifizierten Mitarbeiter/innen, die bei der Einführung helfend mitwirken können. Zudem gibt es vorbereitend unzählige Vorträge und Seminare zum Thema.

Welche Werkzeuge gibt es?

Ein gewichtiger Faktor bei der erfolgreichen Umsetzung einer IBCS-Implementierung ist neben der Methodik und dem Service, die Auswahl der geeigneten Werkzeuge für die spätere Erstellung und Bereitstellung der Berichte und Präsentationen.

Nachwievor spielt MS-Excel zusammen mit MS-Powerpoint eine dominante Rolle im Reporting vorwiegend kleiner und mittlerer Unternehmen. Innerhalb der SAP-Welt gibt es heute drei IBCS- und SAP-zertifizierte Tools. Das neueste ist die SAP Analytics Cloud mit einem Set von IBCS-konformen Grafiken und Tabellen. 

Das zweite Tool ist graphomate der gleichnamigen Firma Graphomate, die sich als Erste verdient machte, IBCS-konforme Grafiken und Tabellen im SAP Decision Support Modul zu integrieren.

Aus der Excel-Welt kommend ist Chart-me von Hi-Chart schon jahrelang an der Mitentwicklung der IBCS-Templates von Rolf Hichert eingebunden. Chart-me gibt es für die Plattformen MS-Office, Web und SAP DS. Chart-me ist ein Tool das sich besonders durch die umfassende Einbindung und Anwendung der IBCS-Regeln hervorhebt. Basierend auf dem Fontsize based dimensioning werden in Chart-me pixelgenaue Grafiken erstellt. Darüberhinaus besticht das Tool durch einfache Bedienbarkeit, umfassende Datenintegration, Skriptingfeatures und vor allem die Brillianz seiner grafischen Darstellungen. Wer also eine ganz klare, herstellerunabhängige IBCS-Strategie verfolgt, für den dürften die Chart-me-Tools von Hi-Chart eine gute Wahl sein.

Darüberhinaus gibt es viele Add-ons verschiedenster Anbieter für unternehmensweite Tools wie zB Qlik, Tableau, Cognos und PowerBI. Insbesondere was Qlik und PowerBI anbelangt helfen diese Tools, die doch beschränkten Formatierungsfeatures im Hinblick auf IBCS-konforme Grafiken enorm auszuweiten. In der PowerBI-Welt hat sich insbesondere ZebraBI mit seinem Add-on in kurzer Zeit einen starken Namen gemacht. 

Wer mit Qlik arbeitet kommt an TrueChart von HighCoordination nicht vorbei. Mittels TrueChart ergeben sich in der Qlik-Welt ungeahnte Möglichkeiten für das IBCS-basierte Reporting. Was bei HighCoordination aber besonders hervorsticht ist deren plattformunabhängiger Ansatz. Mit dem TrueChart-Core und den entsprechenden APIs lassen sich Anwendungen auf Basis einer einheitlichen Entwicklungsumgebung für die unterschiedlichsten Zielsysteme wie Qlik, MS-Excel, PowerBI und zukünftig auch Web-Browser und SAP erzeugen.

Erfahrungen und Benefits

Zu guter Letzt bliebe da noch die Frage nach dem Nutzen. Was bringt es denn nun dem Unternehmen IBCS einzuführen?

Dazu gibt es verschiedene Antworten. Am Einfachsten ließe sich dies wahrscheinlich zunächst einmal über die Top 10 Proposals der IBCS ausdrücken:

Grafiken erhalten eine Message. Dh der Leser wird direkt zu den wichtigen Punkten hingeführt.  Mit der Hinzunahme von selbstsprechenden Titeln funktioniert die Orientierung besser. Wir wissen nun mit welchen Perioden, Szenarien, Währungen etc wir es zu tun haben.

Es erscheint banal, aber mit IBCS werden auf einmal für alle in der Firma Strukturdaten auf der Y-Achse und Zeitreihen, also zeitliche Darstellungen, auf der X-Achse dargestellt. Ebenso erhalten Tabellen firmenweit ein einheitliches Äusseres.

Auch wird darauf geachtet werden, daß zukünftig Äpfel nicht mehr mit Birnen vertauscht werden und zB Produkt- und Vertriebsstrukturen in sich stimmig und erschöpfend dargestellt werden. Ob wir nun eine Wasserfallgrafik mit Abweichungen oder doch nur eine Tabelle für die Darstellung der Ergebnisrechnung verwenden, wird nicht mehr vom „künstlerischen Feeling“ des Autors abhängen, sondern von den Informationsnotwendigkeiten einer sachgerechten Darstellung der Fakten. Diese werden zudem, wo nötig über entsprechende Labels und Kommentare unterstützt. 

Unterschiedliche Szenarien werden einheitlich in Bezug auf Farben, Schattierungen und Muster dargestellt. Abweichungen werden als wichtiges Darstellungselement in Grafiken und Tabellen aufgenommen. Absolute und relative Abweichungen sind anhand ihrer Formen sofort und eindeutig unterscheidbar. Auch wird es nicht mehr vorkommen, daß in unserer Präsentationsfolie die Gewinnsäule höher ist als die Umsatzsäule, weil wir es mit der Skalierung bislang nicht so ernst nahmen. 1 Mrd Umsatz hat dann in Zukunft zB 3 cm Säulenhöhe und 100 Mio Gewinn 0,3 cm. Und weil dieser im Vergleich zum Vorjahr besonders hoch ausfiel wird er dann auch noch entsprechend mit einer Markierung hervorgehoben.

Diese doch sehr pragmatische Argumentationsweise faßt Rolf Hichert, den Nutzen der IBCS betreffend, in etwa so zusammen: „Wenn wir Regeln für das konzeptionelle und visuelle Design von Berichten und Präsentationen festlegen, erleichtern wir das Verständnis durch klare Botschaften, Struktur, signifikante Grafikelemente und eine höhere Informationsdichte pro Seite. Und wenn wir die Standards, die wir präsentieren, befolgen, visualisieren wir die Informationen auf eine vollständige, korrekte, zuverlässige und bewährte Weise und erhöhen so die Glaubwürdigkeit. Die Einführung von Notationsstandards wird die Transparenz erhöhen, indem sie Verständnis und Glaubwürdigkeit vermittelt. Wir schaffen eine fundierte Basis, um bessere Entscheidungen treffen zu können.“

Materielle Argumente

Doch es sind nicht nur Transparenz, Lesen, Verstehen, Genauigkeit und Glaubwürdigkeit in diesem Bereich von großer Bedeutung. Es gibt auch handfeste materielle Benefits:

Wenn wir es wirklich schaffen können, daß der Betrachter einer Grafik deren Inhalt und Aussage in weniger als 5 Sekunden erkennen kann, anstatt sich mit der  Zuordnung von Formen und Elementen zu Werten herumzuplagen, und somit etwa nur 10 Minuten seiner täglichen Arbeitszeit einspart, so ließen sich bei angenommen 200 Arbeitstagen immerhin 2000 Minuten oder 4,2 Arbeitstage anderweitig verwenden. Erscheint wenig, aber bezogen auf 100, 200, 1000 oder noch mehr Mitarbeiter/innen in vorwiegend Managementpositionen? Also doch nicht nur Peanuts…..