Relatórios internos e externos são muitas vezes elaborados com grande abundância, compostos de extensas séries de dados, gráficos e tabelas. No entanto, em muitos relatórios, o conteúdo difícilmente pode ser identificado de forma fácil. São usados arbitrariamente os diferentes tipos de gráficos. E a escolha das cores nos gráficos por vezes é aleatória como o uso desorganizado das séries de dados, eixos de tempos, agrupamentos etc.. Assim é muito difìcil de achar nos relatórios anuais as informações importantes etc. A proliferação e uso descontrolado das formas em relatórios para usuários internos e externos e a falta de um processamento mais metodologico reduzem a legibilidade dos mesmos. Assim comparações são difíceis e mal-entendidos são inevitáveis. Em suma: A leitura dos relatórios é muitas vezes limitada. Porêm, existem maneiras diferentes.
Especialistas em comunicação chamam nos famosos “ratings” o Relatório Anual "o instrumento mais importante e credível de comunicação de uma empresa". Mas, a natureza de algumas dessas classificações traz consigo, que o foco está principalmente na concepção formal. Obviamente a representação numérica também é avaliada. No entanto, a legibilidade da informação está sendo considerada um problema menor. Um exemplo de uma leitura facilitada seria, se os desvios calculados entre o valor atual e do período anterior fossem apresentados diretamente através de um gráfico ou até sendo embutidos na tabela.
O critério de legibilidade é pouco importante nos relatórios anuais
As empresas querem informar os Stakeholders através de relatórios especificamente concebidos para eles de forma detalhada e transparente.
Olhando com mais profundidade os premiados relatórios anuais das empresas, e deixando de lado a impressão geral que obtemos quando folhando na primeira vez na matéria, chegamos muitas vezes a seguinte conclusão: A leitura e entendimento fácil das informações principalmente sobre a evolução operacional e financeira da empresa nem sempre é considerada com sua devida importância nos critérios de avaliação nas classificações. Parece meio estranho, pois o principal objetivo do relatório anual é de dar conta do avanço do negócio e da situação financeira de uma empresa.
Informações são dados comprimidos. Assim, de forma ideal, as informações processadas deveriam permitir o acesso eficiente as declarações importantes da organização. Embora as imagens e a arte podem ser usadas como um meio importante de aumentar a "reputação visual”, elas não deveriam ser aproveitadas para desviar da finalidade principal de fornecer informações cruciais para as partes interessadas.
O estado de arte na elaboração de relatórios anuais está sendo apresentado cada ano na divulgação do PRÊMIO ABRASCA da Associação Brasileira de Companhias Abertas (Abrasca) onde nas principais categorias concorrem os pesos pesados das companhias abertas pelos melhores relatórios. O Prêmio Abrasca tem como “objetivo incentivar o aprimoramento da elaboração de relatórios com maior clareza, transparência, qualidade e quantidade de informações e caráter inovador, tanto na apresentação expositiva quanto no projeto gráfico”... (Abrasca, Edital 15. Prêmio, Edição 2013).
Fig. 1: Vencedores do 14º Prêmio Abrasca. (Fonte: http://www.abrasca.org.br/Eventos/Premio-Abrasca-Relatorio-Anual/2012)
Em seguida usaremos estes vencedores como referência na avaliação dos nossos princípios de elaboração de relatórios e apresentações com foco na legibilidade dos mesmos.
A legibilidade é assegurada por um projeto integrado de desenho de informação particularmente nos gráficos e tabelas. Porém, identificamos rapidamente os déficits de leitura quando abriremos os relatórios anuais, neste caso de forma exemplar nos relatórios da EDP e da BrasilFoods:
Fig. 2: Inconsistência no uso de séries de tempo. (Fonte: EDP, Relatório Anual 2012, pág.53)
Fig. 3: Gráficos e tabelas com séries de tempo invertidos. (Fonte: BrasilFoods, Relatório Anual 2012, pág. 37)
Podemos observar nas representações que são publicados diretamente um ao outro os diferentes cursos de tempo - da esquerda para a direita nos diagramas e da esquerda para a direita nas tabelas. Algo que deve confundir o leitor. O design de informação selecionada obviamente não é ideal e não deve facilitar ao leitor de receber e processar a informação. O certo seria aplicar o conceito de coordenadas e começar com o menor tempo na esquerda aumentando em direção a direita. Enfim, aplicar o conceito que já conhecemos desde as primeiras aulas de matemática.
Princípios recomendados para um projeto de informação coerente
Vários especialistas têm estudado intensamente nos últimos anos a questão da legibilidade de relatórios anuais. Na Europa da língua alemã Dr. Rolf Hichert criou um conceito de notação para a comunicação corporativa. Este conceito com a sigla SUCCESS vem ganhando crescente atenção e divulgação mundo afora (mais no site
www.hichert.com). Atualmente se destacam duas empresas suiças, a Swiss Post e a Claro Fair Trade, que criam os relatórios anuais conforme as regras de design de Rolf Hichert. Seguindo o conceito de notação os gráficos criados desta maneira mostram uma imagem diferente como o seguinte trecho do relatório anual da Claro Fair Trade mostra:
Fig. 4: Gráfico exemplar com escalonamento correto. (Fonte: Claro Fair Trade, Annual Report 2011/12, pág. 4)
A legibilidade é facilitada nestes diagramas por várias razões:
- Escala uniforme dos diversos itens financeiros
- Desvios positivos e negativos são destacados
- A escala utilizada é declarada
- Os números podem ser lidos diretamente a partir do diagrama.
O trabalho de Hichert representa o atual estado de arte no campo do desenho de informação de corporações, pois contempla uma metodologia com claras normas para a elaboração de relatórios e apresentações e seus objetos em forma de gráficos, diagramas, tabelas, textos etc. O desenho de relatórios a partir desta metodologia pode até ser considerado um processo de engenharia levando em consideração a aplicação do seu “Vermassungskonzept” (conceito de medições) na elaboração de gráficos e tabelas, onde por exemplos cada linha, fonte, cor, distâncias etc. tem a sua medida e significado
(
http://www.hichert.com/en/consulting/management-reports/69). Algo que arquitetos, geografos, engenheiros, músicos já conhecem por muito tempo através dos padrões de desenho, mas desconhecido no mundo dos administradores.
Fig. 5: Exemplo de dimensionamento de elementos de gráficos através do tamanho de fontes por R.HICHERT. (www.hichert.com)
Os princípios básicos do conceito de desenho de informação e os aspectos da densidade de informação foram estabelecidos nos Estados Unidos por Edward R. Tufte em seu livro "A apresentação visual de informações quantitativas" (“The Visual Display of Quantitative Information” (
www.edwardtufte.com )). Além de Tufte podem ser mencionados como importantes colaboradores neste segmento Stephen Few no seu blog “The perceptual edge” (
www.perceptualedge.com), também como Nicole Nussbaumer no seu blog “Storytelling with data” (
www.storytellingwithdata.com) com exemplos bem ilustrativos. Aspectos gerais de visualização de informação encontramos nas obras de Fernanda Viegas (
www.flowingmedia.com).
Outro link interessante sobre o aspecto prático e de aplicação é do Prêmio Abrasca de Relatório Anual no site
http://www.abrasca.org.br/Eventos/Premio-Abrasca-Relatorio-Anual/2012
Fig. 6: Exemplo de dimensionamento de tabelas através do tamanho de fontes por R.HICHERT. (www.hichert.com)
