Comunicação corporativa – Relatórios para o público interno e externo - Parte III

Na última parte da nossa série, vimos que há de fato conceitos de notação que aumentam a legibilidade dos relatórios corporativos internos e externos. Vamos agora analisar alguns dos relatórios, para mostrar o quanto é a necessidade de ação. Mesmo fazendo em primeiro lugar criticas aqui queremos deixar claro que os relatórios anuais contêm muita informação e representam muito bem a imagem da empresa.

Gráficos 3D felizmente representam a exceção

É gratificante ver que os relatórios contém cada vez menos gráficos 3D e só um em mais de 20 relatórios anuais analisados usou este meio de apresentação.

O relatório anual em questão é da Celulose Irani S.A., 15° colocado no Prêmio Abrasca de 2012. Fig. 1 e 2 mostram como não deve ser feito. Os índices são mostrados com gráficos 3D e assim automaticamente criam uma distorção de valores. A apresentação de assuntos distintos com medidas diferentes como toneladas, percentuais e valores absolutos sempre através de colunas em 3D e sem obedecer o escalonamento adequado também dificultam bastante a leitura.

Fig. 1: Gráficos 3D dificultam comparações entre os valores. (Fonte: Celulose Irani, Relatório de Sustentabilidade 2012, p 45.)

Fig. 2: Nem gráficos em pseudo-3D trazem informações adicionais. (Fonte: Irani, Demonstrativos Financeiros 2012, pág. 91)

O exemplo da Itautec mostra como o conceito de apresentação evoluiu nos últimos anos. Enquanto no relatório anual de 2008 usava-se ainda bastante gráficos 3D, em 2012 não consta mais este tipo de gráfico. Infelizmente optaram por uma redução de informação ao reduzir o escope de intervalo de 5 para 3 anos. Teria sido melhor para o leitor um intervalo maior, pois assim facilita a observação de evoluções e tendências.

Fig. 3: Enfeites como efeito 3D e sombras dificultam a leitura e mostram a primacia da arte frente a informação no desenho. (Fonte: Itautec, Relatório Anual e de Sustentabilidade 2008, perfil)

Fig. 4: Ficou mais fácil de comparar valores. Infelizmente a densidade de informação diminuiu. (Fonte: Itautec, Relatório Anual e de Sustentabilidade 2012, pág.07)

Outro requisito para uma boa legibilidade é representar números na unidade de medida correta, ou seja, quatro dígitos em tabelas e três dígitos em gráficos. Como podemos observar esta exigência também é cada vez mais bem implementado.

Fig. 5: O número de dígitos deve ser limitado a três em diagramas e tabelas.

Porém, os dois exemplos da EDP e Itaú mostram que nas tabelas ainda há espaço para melhorias.

Fig. 6: Grandes números são dificeis de ler. Pior ainda, quando a formatação não é favorável. (Fonte: EDP, Relatório Anual 2012, pág. 54)

Fig. 7: Tabelas são para ler. A leitura é facilitada através de agrupamentos temáticos e apoiado pela formatação. (Fonte: Itaú Unibanco, Relatório Anual 2012, pág. 76)

Baixo conteúdo de informação em muitos gráficos

Em muitos relatórios anuais encontramos uma falta de densidade de informação. Surge a impressão de que o leitor nem sempre deve ter uma visão clara das transformações estruturais. No relatório anual da Cemig por exemplo é relativamente difícil de associar os motivos aos segmentos não somente pelo fato de precisar pular entre gráfico e legenda mas também pelo uso das mesmas cores para motivos diferentes. Extrair desta forma informação útil é um processo demorado e não facilita a leitura.

Fig. 8: O uso de cores deve ajudar a leitura e não confundir nas associações. (Fonte: Cemig, Relatório Anual 2012, pág. 120)

Em muitos relatórios anuais podem ser encontrados gráficos de pizza e por causa do baixo poder explicativo são proibidos no conceito de notação de Rolf Hichert. Abaixo seguem alguns exemplos de "fillers" ou páginas sem conteúdo informativo.

Fig. 9: Pouca informação em muito espaço. (Fonte: Duratex, Relatório Anual 2012, pág. 23)

O gráfico de pizza/torus no exemplo da Duratex ocupa bastante espaço para informar somente cinco valores. Somente através da soma dos itens podemos deduzir que se trata de valores percentuais.

Fig. 10: 81% dos terrenos fiquem na Grande São Paulo...(Fonte: Tecnisa, Relatório de sustentabilidade 2012, pág. 20)

Gráficos de pizza também não são muito úteis para comparações. Um gráfico de barras ou de agulhas, por se tratar de valores percentuais daria uma melhor visão das relações reais.

Fig. 11: O objetivo aqui é trazer arte ao olho do leitor. Sombras e formas desnecessárias só complicam a leitura. (Fonte: Embraer, Relatório Anual 2011, pág. 83)

Parece mais uma obra de arte do que a intenção séria de transmitir informação para o leitor. O circulo e retângulo no meio do gráfico de pizza são elementos sem caráter informativo. Pior ainda, o tamanho dos números da legenda dá uma falsa impressão dos números reais. Tamanho e cores sugerem que 5,5 e 5,6% são mais importantes que  25,1 ou 10,6%. Parece que o aspecto da legibilidade no 1º colocado na categoria 1 teve pouca importância na avaliação.

Fig. 12: Usar gráfico de pizza para comparações é como apagar fogo com gasolina. (Fonte: Eternit, Relatório Anual 2012, pág. 58)

Ao contrário dos outros exemplos, a Eternit consegue colocar os valores percentuais e até valores absolutos pra dentro do gráfico e assim facilitando a sua leitura. Por outro lado comete uma grave falha em escolher o gráfico de pizza para o objetivo da comparação da estrutura acionária de dois anos seguintes. Teria alcançado o objetivo muito melhor se tivesse utilizado um gráfico de barras com segundo diagrama dos valores de desvio como mostra o exemplo feito com a ferramenta Chart_Me da HI-Chart GmbH (www.hi-chart.com/en/).

No mínimo o mesmo conyeúdo de informação apresentado no exemplo do Itaú-Unibanco através de uma tabela e dois gráficos de pizza pode ser realizado também num gráfico de barras com os respetivos gráficos de desvios.

Fig. 13: Quando a tabela e gráfico contém pouca informação pode ser mais interessante juntar os dois num gráfico de comparações mais sofisticado. (Fonte: Itaú Unibanco, Relatório anual 2012, pág. 84 e 85)

A identificação dos principais itens de destaque é muito mais rápida e detalhada. O uso do gráfico de barra também facilita o relacionamento e a comparação entre os itens. Fica mais fácil de identificar as proporções.

Fig. 14: Gráfico de barra e comparações juntando a informação de uma tabela e dois gráficos de pizza. Realizado com Chart_Me da HI-Chart GmbH (www.hi-chart.com/en/)

Como pode ser visto temos bastante meios de melhorar a legibilidade de um relatório ao evitar gráficos em 3D, aumentar a densidade de informação, ao selecionar a apresentação numérica adequada e escolher o correto tipo de gráfico para determinados assuntos.

Na próxima parte vamos mostrar novamente através de exemplos reais, como a representação do curso do tempo e em particular, o tratamento da série de números na linha do tempo e nos eixos dos gráficos e nas tabelas são aplicadas de forma inconsistente.